Data die door één systeem gegenereerd worden willen we meestal in andere toepassingen kunnen gebruiken of toevoegen. Dit vereist dat data toegankelijk gemaakt worden. Vaak wordt data hiertoe centraal opgeslagen of wordt er een connectie gerealiseerd tussen de diverse opslagplaatsen.
Gegevensoverdracht tussen twee systemen kan door online consulteren van gegevens of door het dupliceren van gegevens. Beiden hebben voor- en nadelen. Zo gaat consultatie snel, maar moet het ontvangende systeem inzicht hebben in het systeem waar info opgehaald wordt. Bij duplicatie is dan weer een goed beheer van de termijn van update van de gegevens erg relevant. Door de beschikbaarheid van de gekopieerde data in het eigen systeem is loopt de werking dan weer performanter.
Een concreet voorbeeld is de apotheek die het aanbod van medicatie beheert. De verpleegkundige wil op haar beurt het voorschrift van de arts implementeren in het elektronisch verpleegdossier. Om dit correct te kunnen doen moet de informatie van de apotheek beschikbaar zijn. Deze info maakt echter deel uit van de apotheekdata en niet van het verpleegdossier op zichzelf.
In de ouderenzorg vertaalt dit zich bijvoorbeeld in toepassingen waarbij op niveau van de organisatie manueel producten moeten toegevoegd worden in de databank binnen het verpleegdossier. Dit is het gevolg van een niet optimaal beheerd datadelingssysteem.
Data opslag gebeurt op diverse media. Vroeger hadden we cassettes en een commodore 64. Lang vervlogen tijden. Toen kwam de floppy disc en de diskette die velen enkel kennen van de iconische afbeelding gebruikt in allerhande software. Daarnaast is er natuurlijk de grotere geheugenopslag die vroeger hele kamers in beslag nam en door de technische evolutie nu vaak herleid kan worden tot zeer snel toegankelijke SSD geheugen (solid state drive). De draagbare geheugentoepassingen evolueerden verder naar USB-sticks en flash geheugenkaarten, draagbare harde schijven en streepjescodes. De grote opslag zien we nog steeds gebeuren in daarvoor voorziene serverlokalen, maar de omvang van de opslagcapaciteit is verveelvoudigd ten opzichte van de fysieke ruimte. Net deze macht om data compact te bewaren en te verwerken verklaart de kracht om met data-analyse door snelle processors nieuwe inzichten te ontwikkelen.